Уничтожение документов и архивов в Томске

В условиях работы различных организаций накапливается большое количество целлюлозных отходов, которые формируются из бухгалтерских и иных отчётов, хранящихся в архиве бумаг и т.д. Такая задача, как уничтожение документов, ставится в случаях, когда накопленные ранее бумаги более не актуальны, и хранить их не имеет смысла. Также утилизации подлежат испорченные бумажные носители информации, пластиковые карты и договора с истекшим сроком действия и сбережения, диски и прочие накопители. Уничтожение архива документов может быть актуально для самых разных компаний мелкого, среднего и крупного бизнеса, государственных посольств и представительств политических движений, а также для частных лиц.

Порядок уничтожения документов в Томске с истёкшим сроком хранения

Перед тем, как выполнить текущую задачу, владелец должен:

• с помощью экспертизы определить ценность записей;
• отделить важные дела, которые более не подлежат сбережению;
• создать акт о ликвидации той части, которая более не подлежит хранению;
• обратиться в госорганы, для того чтобы получить официальное разрешение для проведения утилизации.

Последний этап - это непосредственно ликвидация.

В соответствии с законами РФ только документы с истёкшим сроком сбережения могут быть утилизированы. Они должны храниться до 10 лет. Если же речь идёт о документации регулярного хранения (75 и более лет), то от них не избавляются.

Выделение материалов с просроченным хранением из общей массы может выполняться экспертной комиссией, которая состоит из специалистов с должной квалификацией. Данную группу экспертов возглавляет выбранный председатель. В процессе оценки определяется стоимость документов и составляется акт. Если же какие-либо из бумаг не соответствуют требованиям, производится их переоформление и дальнейшее распределение на категории.

В акте указывается количество дел, заголовки и термин осуществления работ с ними. Также обязательно указание статей, регламентирующих их ликвидацию. После осуществляется составление акта. Он заверяется должным образом и выдаётся приказ на проведение ликвидации перечисленных бумаг.

Вход предъявляется к финансовой отчётности. Вся бухгалтерия обязательно подлежит сохранению в течение не менее 5 лет. Соответственно более ранняя утилизация подобных материалов ведёт к нарушению законодательства и потому владелец может понести наказание.

Какие виды документов подлежат утилизации

Данному действию можно подвергать:

• технические материалы, планы, проекты, научные работы и т.п.;
• изображение или звук, носители информации;
• номенклатуру;
• рабочие тетради.

Без оформления могут подлежать ликвидации такие виды:

• испорченные бланки формуляров и т.д.;
• лицевые счета и описи;
• брак, включая видеоматериалы и аудиозаписи;
• карточки учёта выданных дел, находящиеся в архиве;
• копии и черновые варианты проектов технического и другого характера и пр.

Способы уничтожения документов в Томске

От материалов можно избавиться несколькими способами. В первую очередь, это измельчение с помощью специальных шредеров или промышленных прессов. Таким образом, утилизируют архивные бухгалтерские отчеты, а также журналы, книги и другие виды отходов.

Посредством сжигание можно выполнить утилизацию любого вида бумажного сырья, а также пластика и магнитной ленты. Наиболее часто такой способ уничтожения документов используется в отношении конфиденциальных материалов.

Оказание услуг с выездом предполагает приезд бригады специалистов в любое удобное место, например, в офис компании-заказчика или на территорию какого-либо предприятия. В этом случае на вызов приезжает авто с установленным шредером. Способ применим для документации с уровнем секретности 2-5. При этом нет привязки к месту, и исполнители могут приехать в любую точку города в Томске.

Возможно измельчение бумаг посредством промышленного шредера на базе компании-исполнителя в присутствии заказчика. Это применяется и в отношении дисков, планшетов, телефонов, пластиковых карт и прочих накопителей данных.

По окончанию процесса утилизации заказчик получает от исполнителя акт об уничтожении бумаг. При этом весь процесс может занять определенное время. Сроки уничтожения документов зависят от их количества и заранее уточняются у исполнителя.